Privacy reglement VSRP
VERENIGING SCHIPPERSKRING ROND- EN PLATBODEMJACHTEN (VSRP)
Privacy statement Versie: november 2022, 1. PRIVACYVERKLARING
De VSRP is een vereniging van en voor mensen die graag zeilen (of dit willen leren) met rond- en platbodemjachten. De vereniging organiseert een keur aan activiteiten voor de eigenaren van deze schepen en stimuleert het uitwisselen van kennis en ervaring over het varen en onderhouden ervan. De vereniging doet dit tijdens bijeenkomsten, via het blad De Loefbijter en via haar website. De vereniging stelt zich daarmee ook ten doel het in stand houden van het Hollands traditionele varend erfgoed en daarmee samenhangende tradities.
VSRP hecht aan een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Persoonlijke gegevens worden dan ook zorgvuldig bewerkt en beveiligd. Hierbij houden we ons aan de wet en regelgeving op het gebied van de bescherming persoonsgegevens, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Deze privacyverklaring omschrijft welke persoonsgegevens de VSRP verwerkt, voor welke doeleinden deze persoonsgegevens worden gebruikt en welke maatregelen zijn getroffen om de verwerking rechtmatig, behoorlijk en transparant te laten plaatsvinden conform de eisen van de AVG.
2. WAAROM VERWERKT DE VSRP UW PERSOONSGEGEVENS?
De VSRP organiseert voor haar leden en derden activiteiten, brengt een clubblad uit, heeft een website en forum, schrijft publicaties en biedt met korting een abonnement op het tijdschrift ‘Spiegel der Zeilvaart’. De VSRP maakt onderdeel uit van een netwerk aan verenigingen.
Voor deze activiteiten en het realiseren van haar doelstelling verwerkt de VSRP persoonsgegevens voor de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst met haar leden en voor haar gelegitimeerde belang. Hierbij let de VSRP erop dat de impact op uw privacy zo beperkt mogelijk is. Onder andere worden persoonsgegevens verwerkt in verband met:
• het beheer van leden/donateursgegevens en de financiële administratie incl. digitale en postale facturatie;
• het verzorgen van communicatie voor de gezamenlijke activiteiten via e-mail, social media of postbezorging;
• het verzenden van het clubblad De Loefbijter;
• de verzorging van de collectiviteitsvoordelen van leden;
• het beheer van onze website, de werking van het forum en webshop (indien van toepassing);
• overige verwerking van gegevens waarvoor toestemming is verleend.
De verwerking van persoonsgegevens voor deze activiteiten door de VSRP heeft als doel:
• Om contact met u op te nemen
• Om u informatie te sturen
• Voor het uitvoeren van de administratie
• Voor het recht tot deelname aan de bootverzekering
• Voor het kunnen verlenen van korting op “Spiegel der Zeilvaart”
• Om te communiceren over activiteiten
• Om de Loefbijter toe te zenden
• Het bijhouden van bootgegevens
Voor deze doeleinden worden de volgende persoonsgegevens gebruikt:
• gegevens over uw naam, adres en woonplaats,
• geboortedatum,
• contactgegevens (e-mail en/of telefoonnummer),
• bank- en betaalgegevens,
• gegevens met betrekking tot uw rond- of platbodemvaartuig.
U geeft deze gegevens zelf aan ons door, bijvoorbeeld wanneer u zich inschrijft als lid van de VSRP, u zich inschrijft voor een evenement of u een artikel aanschaft binnen onze webshop. Door het meedelen van uw persoonsgegevens garandeert u dat deze juist en volledig zijn.
2a. WEBSITES
Technische gegevens die tot uw persoon kunnen leiden worden verwerkt om het bezoeken van de websites www.vsrp.nl en www.schipperskring.nl mogelijk te maken en de webshop en het forum te gebruiken. Ook voor beheer en verbetering van de websites worden deze gegevens gebruikt. De websites maken gebruik van noodzakelijke en functionele cookies.
Op de website treft u een aantal links naar websites aan. Hoewel deze websites met zorg zijn geselecteerd, de VSRP geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot het gebruik van uw gegevens door die organisaties.
De VSRP kan u bij het meedelen van valse identiteiten, onvolledige of onjuiste gegevens tijdelijk of definitief toegang tot de website of delen daarvan ontzeggen.
2b. VERANTWOORDELIJKHEID
Het bestuur van de VSRP is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit houdt in dat de VSRP de doeleinden en de middelen voor de verwerking zelf bepaalt en dat zij verantwoordelijk is voor de naleving van de wettelijke vereisten. Het bestuur van de VSRP stelt een register van verwerkingen van de vereniging vast en legt verantwoording af aan haar ledenraad tijdens periodiek overleg.
3. UW PRIVACY RECHTEN
U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens, het recht om correctie, beperking of verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen en daarnaast kunt u vragen om
overdracht van uw gegevens. U kunt hierbij gebruik maken van de voorbeeldbrieven van de Autoriteit Persoonsgegevens1.
U wordt van een eventuele inbreuk op de beveiliging van de VSRP op de hoogte gesteld, indien de inbreuk waarschijnlijk ongunstige gevolgen heeft voor de persoonlijke levenssfeer.
U kunt de verwerking van de gegevens berustend op uw instemming te allen tijde intrekken. Beeldmateriaal (foto, video) b.v. van activiteiten beschouwen we als journalistiek beeldmateriaal.
Verzoeken, vragen of gegevenswijzigingen kunt u richten aan secretaris@vsrp.nl of aan de Secretaris VSRP, p/a Melkmeisjeslaan 14, 3454 WV De Meern. U ontvangt zo spoedig mogelijk een antwoord.
4. BEVEILIGING VAN UW GEGEVENS
U mag van ons verwachten dat wij alles doen, wat in redelijkheid van ons verwacht mag worden, om uw privacy te waarborgen. De VSRP heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatig gebruik. Uw persoonsgegevens zijn intern alleen in te zien voor medewerkers die uw gegevens nodig hebben om op juiste wijze uitvoering te geven aan hun taak. Zij zijn tot geheimhouding verplicht.
5. DERDEN
De VSRP deelt soms persoonsgegevens met derden of verkrijgt ze van derden. Bijvoorbeeld als werkzaamheden worden uitbesteed. De VSRP blijft hierbij altijd verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
Als wij gebruik maken van derde partijen bij de verwerking van persoonsgegevens dan controleren wij dat die derde partij, afhankelijk van het soort persoonsgegevens, beschikt over voldoende beveiliging en maken afspraken over de verwerking van de gegevens waar de VSRP verantwoordelijk voor is. De VSRP maakt geen gebruik van derden buiten het werkingsgebied van de Europese privacy wetgeving.
Het verzendklaar maken en verzenden van de Loefbijter gebeurt bijvoorbeeld bij derden. Ook de ontwikkeling en het beheer van de website is uitbesteed.
Voor de inning van contributies wordt gebruik gemaakt van het incassoprogramma IBANC of het digitale factuurprogramma DIGITALE FACTUUR. Betalingen die aan de webwinkel worden gedaan lopen via het programma van de Stichting Mollie Payments.
Bij evenementen worden soms persoonsgegevens gedeeld vanuit een wettelijke verplichting:
1. Gemeenten en havendiensten indien deze de gegevens nodig hebben gedurende de uitvoering van evenementen.
1 te vinden op de website van de AP: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelfdoen/voorbeeldbrieven-privacyrechten
2. Veiligheidsdiensten in geval van calamiteiten.
De VSRP zal uw persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden tenzij met voorafgaande toestemming.
6. BEWAREN VAN UW GEGEVENS
De VSRP bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verkregen, en in elk geval zo lang als specifieke regelgeving vereist.
Dit betekent dat uw gegevens worden bewaard zolang u ingeschreven bent als lid/donateur van de vereniging en daarna tot ook alle financiële verplichtingen zijn voldaan. De bewaartermijn is 7 jaar na beëindiging van een lidmaatschap/donateurschap.
7. KLACHTEN
Klachten over de omgang met uw persoonsgegevens kunt u richten aan voorzitter@vsrp.nl. Is uw klacht niet naar uw tevredenheid afgehandeld? Dan kunt u uw klacht daarna voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. WIJZIGINGEN PRIVACYVERKLARING
De VSRP behoudt zich het recht om wijzigingen aan te brengen in het Privacy Statement. Check regelmatig de updates op de website.
